Berikutini berbagai bentuk ancaman internal, kecuali? tingkat ketergantungan terhadap pihak asing sistem ekonomi yang tidak jelas infrastruktur yang tidak memadai pengangguran keselamatan umum Jawaban yang benar adalah: A. tingkat ketergantungan terhadap pihak asing. Dilansir dari Ensiklopedia, berikut ini berbagai bentuk ancaman internal, kecuali tingkat ketergantungan terhadap pihak asing. NamaKetua : Erick Avriana Irawan 12094879 Nama Anggota: Asep Supiadi 18102955 Berikut merupakan spesifikasi profesional manajemen proyek untuk kalangan internasional , kecuali : D. PMI 15. Berikut yang tidak termasuk didalam ruang linkup pengelolaan proyek adalah : E. Time Majagement II.SOAL ESSAY 1. Jelaskan pengertian dari proyek dan 1 Memiliki subjektifitas yang sangat tinggi 2) Mudah berubah dan penghilangan data 3) Terbatasnya daya ingat pelaku dan saksi sejarah 4) Tidak jelas dan mengaburkan data yang ada 5) Cenderung memperbesar peranan atau menutupi kekurangannya Dari data di atas, yang merupakan kekurangan sumber lisan adalah .. A. 1), 2), dan 3) B. 1), 3), dan 5) Fast Money. Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini. Mudah dilaksanakan dan digunakan Hemat tenaga dan peralatan Hemat waktu dan biaya Sederhana Fleksibel dan mudah dikembangkan Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan. 1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini. Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh unit kepegawaian Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh Perpustakaan, Bank. 2. Sistem subjek cocok digunakan apabila Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya, Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi terpusat dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya. Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja. 3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh Bagian keuangan. 4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila. suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh perusahaan transportasi dan Bank. suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh perusahaan ekspor-impor. suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya. 5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama. contoh Rumah Sakit No. Identitas pasien Kantor Pos No. Kode Pos Bank No. Rekening Perguruan Tinggi No. Induk Mahasiswa PLN No. Rekening Listrik Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat. Contoh Sistem subjek digabung dengan sistem abjad Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang. Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat. Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi. Demikian panduan dalam memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai. Semoga menjadi tambahan ilmu bagi kita bersama. Sistem Penyimpanan Arsip – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Baca Juga Berbagai Cara Menyimpan Dokumen Penting Yang Terbukti Aman Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. Arsip Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum bundle yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan. Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. Menurut Lembaga Administrasi Negara LAN arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya salinan. Arsip juga dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Jenis-Jenis Arsip Jenis-jenis arsip diantaranya adalah sebagai berikut 1. Arsip Dinamis Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. 2. Arsip Aktif Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi. 3. Arsip Inaktif Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 4. Arsip Statis Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 5. Arsip Duplikasi Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya. Fungsi Arsip Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder. 1. Fungsi Primer Arsip Fungsi Primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi. 2. Fungsi Sekunder Arsip Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian. Sifat dan Karakter Arsip Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain sebagai berikut 1. Autentik Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya. 2. Legal Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. 3. Unik Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip di duplikasi dibuat tembusan akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan. 4. Terpercaya Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan. Kearsipan Kearsipan bahasa Inggris Filling adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip file mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu. Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi 1. Penciptaan, penerimaan, pengumpulan arsip. 2. Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip. 3. Penyimpanan dan pemusnahan arsip. Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD, harddisk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya. Apalagi telah hadir Cloud Computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau dokumen. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wursanto 2001 22 menyatakan bahwa “Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”. Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien. Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi. Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan. Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan. Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan. Baca juga 11 Tips Dan Cara Menabung Dengan Cepat Yang Wajib Kamu Ketahui 5 Sistem Penyimpanan Arsip Sesuai Standar 1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Penataan File dengan Sistem Abjad Guide Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar. Folder Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus. Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad a. Paham peraturan mengindeks. b. Menyiapkan lembar tunjuk silang bila perlu. c. Menyiapkan peralatan arsip. Keuntungan Sistem Filling Abjad Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami. Tunjuk silang sangat mudah diterapkan. Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama. Biaya pelaksanaannya lebih murah. Kerugian Sistem Filling Abjad Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat. Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak. Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga. Langkah Langkah Penyimpanan Arsip 1. Penampungan 2. Penelitian 3. Pengindeksan 4. Pengkodean 5. Penyortiran 6. Penyimpanan Prosedur Penemuan Kembali Arsip yang di Simpan 1. Teliti arsip yang diminta 2. Isi bon peminjaman 3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 5. Ambil arsip yang diminta 6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan 2. Sistem Nomor/Numerical Filling System Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor a. Menyusun pola klasifikasi arsip. b. Menyiapkan peralatan arsip. Kelebihan Sistem Filling Nomor Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat. Sederhana dan mudah dilaksanaka. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas. Kelemahan Sistem Filling Nomor Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak. Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit. Filing System Nomor Dewey Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut. 1 Merancang daftar klasifikasi nomor Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode. 2 Menyiapkan dan menyusun perlengkapan 3 Penyimpanan Surat Filing System Nomor Terminal Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip. Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut. 1 Menyiapkan perlengkapan 2 Penyimpanan surat 3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan. Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun. b. Menyiapkan peralatan arsip. Kelebihan Sistem Tanggal Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi. Kekurangan Sistem Kronologis atau Tanggal Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad. Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut; a Filing Cabinet Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak. b Guide Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 dalam satu tahun ada 12 bulan. Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut. c Hanging Folder Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut. d Kartu Indeks Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal 4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat. Sebagai contoh adalah Indonesia Negara Sumatera Provinsi Liot Kabupaten Muaraenim Ibukota Kabupaten Kelebihan Sistem Wilayah Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui. Kelemahan Sistem Wilayah Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang. 5. Sistem Subjek/Subjectical Filling System Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni berdasarkan urutan abjad dan sistem subjek bernotasi berdasarkan notasi atau kode tertentu. Prosedur Penyimpanan Sistem Subyek 1 Memeriksa 2 Mengindeks 3 Mengkode 4 Menyortir Langkah Langkah Pembuatan Klasifikasi Masalah Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan. Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama. Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama. Kelebihan Sistem Subyek Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Kekurangan Sistem Subyek Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat. Baca Juga 8 Tips dan Cara Menyimpan Uang dengan Baik dan Terbukti Aman Penyusutan, Pemindahan, dan Penghapusan Sistem Penyimpanan Arsip Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. Memusnahkan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI. Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan. Mempercepat penemuan kembali arsip. Menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. Pedoman Penyusutan Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan retensi arsip beserta penetapan musnah, atau arsip tersebut disimpan permanen. Guna jadwal Daftar Retensi adalah sebagai berikut 1. Kegunaan Administratif Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif Memudahkan pencarian arsip aktif Menghemat ruangan, perlengkaan, dan biaya Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional 2. Kegunaan Ilmiah Arsip inaktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah Pelaksanaan Penyusutan 1. Langkah Umum a. Weeding menyiangi, yaitu mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila Jumlah penggunaan x 100% = 5% lebih kecil dari 5% Jumlah arsip dalam file Maka arsip tersebut baru boleh disusutkan b. Menyiapkan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan. c. Membuat catatan berupa daftar arsip yang akan disusutkan. Itulah 5 sistem penyimpanan arsip yang bisa anda baca di artikel ini. Semangat membuat tugas. 😀 Penyimpanan arsip yang dilengkapi sarana dan prasarana ideal sangatlah dibutuhkan agar perusahaan atau instansi pemerintahan dapat terus menggunakan arsip tanpa khawatir dengan bahaya yang mengintainya. Badan Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI melalui Pasal 5 Ayat 2 PERKA Nomor 11 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Jasa Kearsipan juga menjelaskan bahwa salah satu komponen berkaitan dengan pelayanan penyimpanan arsip internal organisasi adalah keberadaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik. Meskipun begitu, masih banyak orang yang belum mengetahui dengan detil tentang kebutuhan penyimpanan arsip yang baik tersebut. Apakah Anda adalah salah satunya? Jika iya, berarti ulasan mengenai sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk gudang penyimpanan arsip ini penting untuk dibaca. Berikut adalah penjelasan selengkapnya! Keberadaan Ruangan Khusus Sarana dan prasarana pertama yang harus dimiliki oleh gudang penyimpanan arsip adalah adanya ruangan khusus yang diperuntukkan untuk pengelolaan arsip. Keberadaan ruangan ini sangat penting untuk mempertahankan kondisi arsip yang Anda miliki. Perlu diketahui, Anda tidak dapat menggunakan gudang umum yang biasa dimanfaatkan menyimpan barang produksi atau peralatan, karena penyimpanan arsip biasanya membutuhkan fumigasi atau pengendalian jamur yang dapat merusak barang lainnya. Selain itu, ruangan yang akan dijadikan untuk gudang penyimpanan arsip sebisa mungkin juga memiliki beberapa fasilitas, seperti Sistem Pengendalian Lingkungan Pembatasan akses dari dan menuju gudang Sistem pendeteksi kebakaran dini Lingkungan yang terhindar dari hama Sistem keamanan khusus Rak dan Lemari Penyimpanan Arsip Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berupa rak atau lemari sangatlah dibutuhkan agar arsip perusahaan atau instansi Anda lebih aman dan tahan lama. Selain itu, Anda juga harus menyiapkan kotak yang dibutuhkan untuk menyimpan kartu kendali dan juga map arsip. Lebih lengkapnya, kebutuhan untuk rak dan kotak penyimpanan tersebut meliputi Kotak arsip,merupakan fasilitas yang yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder atau map arsip. Rak arsip, adalah kebutuhan penyimpanan arsip berupa rak tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang telah dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip sebelumnya. Lemari arsip, merupakan opsi lain untuk menyimpan kotak arsip yang biasanya terbuat dari baja, aluminium, atau kayu. Rak sortir, yang digunakan untuk memilah surat atau dokumen yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk diklasifikasi sebelum disimpan di gudang. Card cabinet, merupakan lemari atau rak yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks, kartu kendali, dan kartu lain yang berhubungan dengan penyimpanan arsip agar mudah untuk lebih ditemukan karena intensitas penggunaannya cukup tinggi. Persiapkan Peralatan untuk Menyimpan Arsip Selain ruangan dan lemari atau rak penyimpanan khusus, hal lain yang tidak kalah penting untuk gudang penyimpanan arsip Anda adalah mempersiapkan segala kebutuhan untuk memudahkan proses indexing dan penataan arsip yang dimiliki. Beberapa peralatan yang biasanya dibutuhkan untuk penyimpanan arsip antara lain Folder atau map, terdiri dari beberapa jenis yang dapat Anda pilih, seperti map berdaun stopmap folio, map dengan penjepit snelhecter, map bertali portapel, dan lainnya. Guide atau sekat penunjuk, yang terbuat dari plastik tebal atau kertas karton, yang berfungsi sebagai pembatas, penunjuk, atau penyangga deretan map atau folder penyimpanan arsip. Laptop atau komputer, adalah kebutuhan penyimpanan arsip yang berfungsi untuk kebutuhan administrasi atau indexing arsip agar dapat terdata dengan baik. Baca Juga Amankan Dokumen Digital Anda dengan Aplikasi PrimaDoc Memiliki Server Penyimpanan Arsip Jika Anda juga berencana untuk memiliki arsip dalam format digital, maka keberadaan server untuk penyimpanan arsip sangatlah penting. Dengan begitu, keamanan informasi arsip lebih terjamin dan tidak rentan akan risiko kerusakan atau kehilangan arsip. Saat ini ada beberapa jenis server storage yang dapat Anda pilih, yaitu server virtual berbasis cloud dan juga server fisik. Keduanya sama baiknya untuk penyimpanan arsip, hanya saja kelebihan dari server virtual tidak membutuhkan tempat khusus. Sementara itu, server fisik biasanya membutuhkan tempat khusus dengan suhu yang sejuk, karena server akan berjalan terus-menerus. Apakah beberapa sarana dan prasarana penyimpanan arsip di atas cukup sulit untuk Anda persiapkan sendiri? Jangan khawatir, karena PrimaDoc dapat membantu Anda! PrimaDoc merupakan solusi pengelolaan dan penyimpanan arsip terpadu, yang dapat menyediakan pengadaan sarana dan prasarana kearsipan serta warehousing arsip fisik yang Anda miliki. Selain itu, PrimaDoc juga telah memenuhi sertifikasi ISO 9001, sehingga kualitasnya tidak perlu diragukan siap beralih menggunakan PrimaDoc? Hubungi kami di sini untuk informasi selengkapnya! Pradana

berikut yang termasuk nama untuk menyimpan arsip kecuali